Гост 16487 70 делопроизводство и архивное дело термины и определения: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – Глава 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

Содержание

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ 16487-83

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ Москва

УДК 001.4 : 65.011.56: 006.354    Группа    ТОО

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.

Terms and definitions

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 октября 1983 г. № 5231 срок введения установлен

с 01.01.85

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов—синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Издание официальное ★

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

Перепечатка воспрещена

Переиздание. Февраль 1987 г.

© Издательство стандартов, 1987

с ю гост 16487—гг

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ

Автограф

Автор

Автор документа

Автор официального документа

Архив

Архив    46,    60,    62,

Архив ведомственный Архив государственны»

Архив личный

Архивное дело

Архивохранилище

А рхивохранилище

Бланк документа

Бланк официального документа

Выписка

Выписка архивная

Выписка из официального документа ГАФ СССР

Дело

Делопроизводство

Документ

Документ архива учетный Документ архивный Документ аудиовизуальный Документ беловой Документ графический Документ изобразительный Документ личного происхождения Документ личный Документ личный Документ машинописный Документ особо ценный Документ официальный Документ письменный Документ подлинный Документ рукописный Документ текстовой Документ унифицированный Документ управленческий Документ учетный Документ ценный Документ черновой Документирование Документооборот Дубликат

Дубликат документа

ЕГСД

Единица учета

Единица учета архивных документов

Единица хранения

Единица хранения архивных документов Использование документов Использование архивных документов Источники комплектования Источники комплектования архивов

ГОСТ 16487-83 С. 1 \

5

5

74

74

74

87

87

87

88 88 19 65 65 58 58 22 93 22 80 80 76 76 49 49 23 41 89

89 68 68 69 *69 85

85

43 30 32 32

90 90 79 79

56

86 86 39 29 29 11

57

44 $3 53 S3 75 75 92

Информация документальная Информация документная Карточка архивного фонда

Карточка фонда Карточка фондовая Картотека Каталог

Каталог архивный

Каталогизация

Каталогизация архивных документов Кинодокумент

Коллекция Коллекция архивная Комплектование Комплектование архива

Копия

Копия архивная

Копия документа

Копия документа страховая

Копия страховая

Лист архивного фонда

Лист фонда

Материалы архивные

Материалы документальные

АЪикрофилъм

Номенклатура дел

Обзор архивных документов

Обзор документов

Обеспечение сохранности

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

Обеспечение физической сохранности документов

Опись

Опись архивная Оформление дела

Оформление официального документа

Подлинник

Подлинник официального документа

Пользование документами Пользование архивными документами Проверка наличия

Проверка наличия и состояния документов Профиль архива Путеводитель по фондам Путеводитель по фондам архива (архивов)

Регистрация документов Реквизит

Реквизит документа

Рукопись

Сеть государственных архивов

Система делопроизводства единая государственная ЕГСД

Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

Служба архивная государственная

СНСА ГАФ СССР

Список фондов

Список фондов архива

Справка архивная

Справочник архивный    84г

Текст    7

Текст документа    7

Учет архивных документе»    70

Учет документов    70

Учет документов ГАФ СССР государственный    72

Учет документов ГАФ СССР нейтрализованный государственный    73

Учет централизованный    73

Фонд    62

Фонд архивный    62

Фонд архивный групповой    63

Фонд архивный комплексный    63

Фонд архивный объединенный    63

Фонд документальный    60

Фонд документный    60

Фонд копий документов страховой    gj

Фонд личного происхождении архивный    61

Фонд пользования    82

Фонд пользования архивными документами    82

Фонд СССР Государственный архивный    52

Фонд страховой    81

Фондирование    66

Фондирование документов    66

Фондообразователь    61

Фонодокумент    20

Формирование дела    42

Формуляр-образец    36

Формуляр-образец документа    36

Фотодокумент    17

Хранение ведомственное    55

Хранение государственное    54

Хранение додументов ведомственное    55

Хранение документов государственное    54

Экспертиза ценности    57

Экспертиза ценности документов    67

Редактор Т. В. Смыка Технический редактор Э. В. Митяй Корректор Г. И. Чуйко

Сдано в ваб. 08.06.87 Подп. в печ. 25.08.87 1,0 уел. п. л. 1,0 уел. кр.-отт. 0,97 уч.-изд. л.

Тираж 16 000 Цена 5 коп.

Ордена «Знак Почета> Издательство стандартов, 123840, Москва, ГСП, Новопресненскнй пер., д. 3.

Вильнюсская типография Издательства стандартов, ул, Миндауго, 12/14. Зак. 2841,

Величина

Единица

Наименование

Обозначение

международное

русское

ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ

Длина

метр

ГП

М

Масса

килограмм

kg

КГ

Время

секунда

S

С

Сила электрического тока

ампер

А

А

Термодинамическая температура

кельвин

К

К

Количество вещества

моль

mol

моль

Сила света

кандела

cd

кд

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЕJ

LИНИЦЫ СИ

Плоский угол

радиан

rad

рад

Телесный угол

стерадиан

sr

ср

ПРОИЗВОДНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ, ИМЕЮЩИЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ

Единица

Выражение через основные и до-

Величина

Обозначение

Наименова-

ние

междуна

родное

русское

попнмтельные единицы СИ

Частота

герц

Hz

Гц

с-1

Сила

ньютон

N

н

М*КÑѓ2

Давление

паскаль

Ра

Па

М-5 • КГ* С»2

Энергия

джоуль

J

Дж

Мг‘КГ’С~2

Мощность

ватт

W

Бт

M2 * КГ-С“3

Количество электричества

кулон

С

Кл

с* А

Электрическое напряжение

вольт

V

В

м2*кгс“э*А’»1

Электрическая емкость

фарад

F

Ф

м^кг-142

Элехтрическое сопротивление

ом

ц

Ом

м2*кг*с“3 • А-2

Электрическая проводимость

сименс

S

См

м^кг-‘-с3 А2

Поток магнитной индукции

вебер

Wb

Вб

м2 • кг- с~2-А~*

Магнитная индукция

Тесла

т

Тп

Е<Г-С“2 * А-1

Индуктивность

генри

н

Гн

м2*кг*с“2 А»2

Световой поток

люмен

лм

кд • ср

Освещенность

люкс

лк

м~2 • кд * ср

Активность радионуклида

беккерель

Bq

Бк

С-1

Поглощенная доза ионизирую

грэй

Gy

Гр

м2 • с’2

щего излучения Эквивалентная доза излучения

зивеот

Sv

Зв

м2 • с’2



ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ


1. Делопроизводство


2. Архивное дело



4.    Документирование

5.    Документная информация

Ндп. Документальная информация

6.    Автор документа

Автор


7.    Текст документа

Текст

8.    Текстовой документ

9.    Письменный документ

10.    Рукописный документ

11.    Машинописный документ Ндп. Рукопись


12.    Автограф

13.    Черновой документ


14. Беловой документ


15. Изобразительный документ


Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов

Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Создание документов


Организация или лицо, создавшие документ.

Примечание. Слово «организация» (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов «учреждение, предприятие, организация»


Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи

Документ, содержащий речевую информацию

Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Письменный документ, прн создании которого знаки письма наносятся от руки

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины

Текст, написанный собственноручно

Рукописный или машинописый документ, отражающий работу автора над текстом документа

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов

Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени Изобразительный документ, созданный фотографическим способом Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинем атогр афическим способом

16.    Графический документ

17.    Фотодокумент

18.    Аудиовизуальный документ

19.    Кинодокумент

20.    Фонодокумент

21.    Подлинный документ

22. Копия документа

Копия

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

23.    Микрофильм

24.    Личный документ

Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характериззлющие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого, делопроизводственного, художественного оформления

25. Документ личного происхождения

Ндп. Личный документ

По ГОСТ 13.0.002-84 Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

26. Официальный документ

Официальный документ

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

пР имечанне. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выпол-

нением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей

27.    Управленческий документ

28.    Автор официального документа

29.    Реквизит документа

Реквизит

30.    Оформление официального документа

31.    Бланк официального документа

Бланк документа

32.    Подлинник официального документа

Подлинник

33.    Дубликат документа

Дубликат

34.    Выписка из официального документа

Выписка

35.    Унифицированный документ

36.    Формуляр-образец документа

Формуляр-образец

Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ

Элемент официального документа

Проставление необходимых реквизитов

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Первый или единственный экземпляр официального документа

Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника

Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

По ГОСТ 6.10.2-83

По ГОСТ 6.10.2-83

37.    Документооборот

38.    Объем документооборота

39.    Регистрация документов

40.    Дело

41.    Номенклатура дел

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них

Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

ГОСТ 16487—83 С. 5

Термин

Определение

42. Формирование дела

Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела

43. Оформление дела

Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению

44. Единая государственная система делопроизводства ЕГСД

Система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами

АРХИВНОЕ ДЕЛО


Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР


45. Архив

Ндп. Архивохранилище


46.    Архивохранилище

Ндп. Архив

47.    Государственный архив

48. Ведомственный архив


49.    Архивный документ

Ндп. Документальные материалы

Архивные материалы

50.    Ценный документ

51. Особо ценный документ


52.    Государственный архивный фонд СССР

ГАФ СССР

53.    Государственная архивная служба

ГАС


Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов

Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации


Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социальнокультурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение

Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате

Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства

Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов

Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право

54. Государственное хранение документов

Государственное хранение

55. Ведомственное хранение документов

Ведомственное хранение

56. Профиль архива

Хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков

Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащим хранению в нем.

57. Сеть государственных архивов

Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе

58.    Комплектование архива

Комплектование

59.    Источники комплектования архивов

Источники комплектования

60.    Документальный фонд Ндп. Архив

Личный архив Документальный фонд

61.    Фондообразователь

Ндп. Фондодержатель

62.    Архивный фонд Фонд

Ндп. Архив

Система государственных архивов, созданная в соответствии с нх профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением

Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю

Организация или лица передающие документы в государственные или ведомственных архивы

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица

Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд

63. Объединенный    архивный

фонд

Ндп. Архив

Групповой архивный фонд Комплексный    архивный

фонд

Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой

Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразова-телей

Термин

Определение

64. Архивный фонд личного происхождения

Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семья или рода

65. Архивная коллекция

Коллекция

Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фон-дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

66. Фондирование документов

Фондирование

Классифицирование документов по архивным фондам

67. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности

Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Обеспечение физической сохранности документов и их учет

68.    Обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности

69.    Обеспечение физической сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

70.    Учет архивных документов

Учет документов

71.    Учетный документ архива

Учетный документ

Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования

Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета

72. Государственный учет документов ГАФ СССР

Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации

73. Централизованный государственный учет документов ГАФ СССР

Централизованный, учет

Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы по единым формам учетных документов

74. Карточка архивного фонда

Карточка фонда

Ндп. Фондовая карточка

Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР

Учетный документ, предназначенный для государственного и централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР


75.    Список фондов архива

Список фондов

76.    Лист архивного фонда

Лист фонда

77.    Единица хранения архивных документов

Единица хранения


78.    Единица учета архивных до-дументов

Единица учета

79.    Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия


80.    Страховая копия документа

Страховая копия

81.    Страховой фонд копий документов

Страховой фонд

82.    Фонд пользования архивными документами

Фонд пользования


Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов

Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда

Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение


Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения

Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции

Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения

Совокупность страховых копий документов

Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа


НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ


83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

С НС А ГАФ СССР


84. Архивный справочник


85. Архивная опись

Опись


Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых метрологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации

Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации

Архивный справочник, содержащий си* стематнзнровашый перечень характерно* тик архивных фондов или комплекса архивных документов либо краткие сведения О RHX

86. Путеводитель по фондам архива (архивов)

Путеводитель по фондам

87. Архивный каталог

Каталог

Ндп. Картотека

88.    Каталогизация архивных документов

Каталогизация

89.    Обзор архивных документов

Обзор документов

90.    Пользование архивными документами

Пользование документами

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической или алфавитной структурой построения

Создание н обеспечение функционирования архивных каталогов

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

Прочтеяне либо просмотр и/или прослушивание архивных документов, регламентированные правилами

Применеяне ни формации архивных документов в интересах государства, общества н законных интересах граждан

Официальный документ архива, содержащий сведения нз архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов

Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов

Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа


91.    Использование архивных документов

Использование документов

92.    Архивная справка


93. Архивная копия


94. Архивная выписка


Глава 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

 

2.2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ СТАНДАРТЕ

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека”. Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что “документ – материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: “Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать26”.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи “закреплённой” на материальном носителе или даже “привязанной” к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. “Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности27”.

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в “Словаре архивной терминологии”, изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как “комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность”. В другом случае документ определяется как “записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций28”.

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: “Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем29”.

Почему уделяется так много внимания термину “документ” и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку “язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё30”. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте “реквизит” определяется как “обязательный элемент оформления официального документа”. Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия “документ”, с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Текст ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

>

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ 16487—83

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва

УДК 001.4: 65.011.56: 006.354 Группа ТОО

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

гост 16487-83

Взамен

ГОСТ 16487—70

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.

Terms and definitions

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 октября 1983 г. Не 5331 срок введения установлен

с 01.01.85

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов—синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

Издание официальное

Перепечатка воспрещена

Переиздание. Февраль 1987 г.

© Издательство стандартов, 1987


ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

  • 1. Делопроизводство

  • 2. Архивное дело

  • 3. Документ

  • 4. Документирование

  • 5. Документная информация

Ндп. Документальная информация

Автор


Текст

  • 8. Текстовой документ

  • 9. Письменный документ

  • 10. Рукописный документ

  • 11. Машинописный документ Ндп. Рукопись

  • 12. Автограф

  • 13. Черновой документ

  • 14. Беловой документ

  • 15. Изобразительный документ

Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов

Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Создание документов

Организация или лицо, создавшие документ.

Примечание. Слово «организация» (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов «учреждение, предприятие, организация»

Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи

Документ, содержащий речевую информацию

Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины

Текст, написанный собственноручно

Рукописный или машинописый документ, отражающий работу автора над текстом документа

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Документ, содерж аший информ ацию. выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов

Термин

  • 16. Графический документ

  • 17. Фотодокумент

  • 18. Аудиовизуальный документ

  • 19. Кинодокумент

  • 20. Фонодокумент

  • 21. Подлинный документ


22. Копия документа Копия



25. Документ личного происхождения

Ндп. Личный документ


Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого, делопроизводственного, художественного оформления

По ГОСТ 13.0.002—84

Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Официальный документ

26. Официальный документ

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Примечание. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выпол-


  • 27. Управленческий документ

  • 28. Автор официального документа

  • 29. Реквизит документа

Реквизит

Бланк документа

Подлинник

Дубликат

Выписка

Формуляр-образец

Определение

нением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей

Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ

Элемент официального документа

Проставление необходимых реквизитов

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Первый или единственный экземпляр официального документа

Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника

Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

По ГОСТ 6.10.2—83

По ГОСТ 6.10.2-83

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

  • 37. Документооборот

  • 38. Объем документооборота

  • 39. Регистрация документов

  • 40. Дело

  • 41. Номенклатура дел

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них

Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Термин

Определение

42. Формирование дела

Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела

43. Оформление дела

Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению

44. Единая государственная сн-

Система документационного обеспечения

стема делопроизводства

управленческой деятельности, определяю-

ЕГСД

щая типовые процессы документирования и организации работы с документами

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР

45. Архив

Ндп. Архивохранилище



48. Ведомственный архив


Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации

Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов

Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов

Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации


Ндп. Документальные материалы

Архивные материалы


Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социальнокультурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение

Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате

Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства

Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов

Термин

Определение

54. Государственное хранение документов

Государственное хранение

Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными

архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими иа это право

55. Ведомственное хранение кументов

Ведомственное хранение

до-

Хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков

56. Профиль архива

Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащим хранению в нем.

Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе

57. Сеть государственных хивов

ар-

Система государственных архивов, созданная в соответствии с их профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением

58. Комплектование архива

Комплектование

Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю

59. Источники комплектования архивов

Источники комплектования

Организация или лица передающие документы в государственные или ведомственных архивы

60. Документальный фонд Ндп. Архив

Личный архив Документальный фонд

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица

61. Фондообразователь

Ндп. Фондодержатель

Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд

62. Архивный фонд

Фонд

Ндп. Архив

Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой

63. Объединенный архивный

фонд

Ндп. Архив

Групповой архивный фонд Комплексный архивный

фонд

Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразова-телей

Термна

Определение

64. Архивный фонд личного происхождения

Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода

65. Архивная коллекция

Коллекция

Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фон-дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

66. Фондирование документов Фондирование

Классифицирование документов по архивным фондам

67. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности

Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Обеспечение сохранности

Обеспечение физической сохранности

Учетный документ


72. Государственный учет документов ГАФ СССР


Централизованный, учет

Ндп. Фондовая карточка

Обеспечение физической сохранности документов и их учет

Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования

Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета

Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации

Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы во единым формам учетных документов

Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР

Учетный документ, предназначенный для государственного в централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР


Список фондов

Лист фонда

Единица хранения


Единица учета

Проверка наличия


Страховая копия

Страховой фонд

Фонд пользования

Определение

Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов

Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда

Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение

Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения

Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции

Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения

Совокупность страховых копий документов

Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ

83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

СНСА ГАФ СССР


Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых метрологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации

Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную

Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации



86. Путеводитель по фондам архива (архивов)

Путеводитель по фондам


87. Архивный каталог

Каталог

Ндп. Картотека


Каталогизация

Обзор документов

Пользование документами

Использование документов


93. Архивная копия


94. Архивная выписка


Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов или комплекса архивных документов либо краткие сведения о них

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической пли алфавитной структурой построения

Создание ■ обеспечение функционирования архивных каталогов

Архивный справочник, содержащий си-стематиэярованиые сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях ах источниковедческим анализом

Прочтение либо просмотр «/или прослушивание архивных документов, регламентированные ера валами

Применение информации архивных документов в интереса к государства, общества в законных интересах граждан

Официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов

Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов

Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного пнсьмеяного документа

С. 10 ГОСТ 16487<—П

АДФАВИТШЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ

Автограф

Автор

Автор документа

Автор официального документа Архив

Архив

Архив ведомственный Архив государственный

Архив личный Архивное дело Архивохранилище Архивохранилище Бланк документа

Бланк официального документа Выписка

Выписка архивная

Выписка из официального докумевта ГАФ ccci>

Дело Делопроизводство Документ Документ архива учетный Документ архивный

Документ аудиовизуальный Документ беловой Документ графический Документ изобразительный Документ личного происхождения Документ личный

Документ личный

Документ машинописный Документ особо ценный Документ официальный Документ письменный Документ подлинный Документ рукописный Документ текстовой Документ унифицированный Документ управленческий Документ учетный Документ ценный Документ черновой Документирование Документооборот

Дубликат

Дубликат документа

ЕГСД

Единица учета

Единица учета архивных документов Единица хранения

Единица хранения архивных документов Использование документов Использование архивных документов Источники комплектования

Источники комплектования архивов

12

б

6

28

46, 60, 62, 63

47

60

2

45

31

31

34

94

52

40

1

71

18

16

25

11

51

2t)

21

8

27

71

13

37

33

33

44

78

78

77

77

91

90

59

59

Информация документальная

Информация документная

Карточка архивного фонда

Карточка фонда

Карточка фондовая

Картотека

Каталог

Каталог архивный

Каталогизация

Каталогизация архивных документов

Кинодокумент

Коллекция

Коллекция архивная

Комплектование

Комплектование архива

Копия

Копия архивная

Копия документа

Копия документа страховая

Копия страховая

Лист архивного фонда

Лист фонда

Материалы архивные

Материалы документальные

Микрофильм

Номенклатура дел

Обзор архивных документов

Обзор документов

Обеспечение сохранности

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

Обеспечение физической сохранности документов

Опись

Опись архивная

Оформление дела

Оформление официального документа

Подлинник

Подлинник официального документа

Пользование документами

Пользование архивными документами

Проверка наличия

Проверка наличия и состояния документов

Профиль архива

Путеводитель по фондам

Путеводитель по фондам архива (архивов)

Регистрация документов

Реквизит

Реквизит документа

Рукопись

Сеть государственных архивов

Система делопроизводства единая государственная ЕГСД

Система научно-справочного аппарата к докумежгам ГАФ СССР Служба архивная государственная

СНСА ГАФ СССР

Список фондов

Список фондов архива

Справка архивная

5

5

74

74

74

87

87

88

19

65

65

58

58

22

93

22

80

80

76

76

49

49

23

41

89

68

68

69 •69 85

32

90

79

79

86

39

29

29

11

83

53

83

75

75

32

С. 12 ГОСТ 16487—

Справочник, архивный 64-Текст 7 Текст документа 7 Учет архивных документом 70 Учет документов 70 Учет документов ГАФ СССР государственный 72 Учет документов ГАФ СССР цемтралшзованный государственный 73 Учет централизованный 73 Фонд 62 Фонд архивный 62 Фонд архивный групповой 63 Фонд архивный комплексный 63 Фонд архивный объединенный 63 Фонд документальный 60 Фонд документный 60 Фонд копий документов страховой 31 Фонд личного происхождения архивный 61 Фонд пользования 32 Фонд пользования архивными документами 32 Фонд СССР Государственный архивный 52 Фонд страховой 81 Фондирование 66 Фондирование документов 6G Фондообразователь 61 Фонодокумент 20 Формирование дела 42 Формуляр-образец 36 Формуляр-образец документа 36 Фотодокумент 17 Хранение ведомственное 55 Хранение государственное 54 Хранение додументов ведомственное 55 Хранение документов государственное 54 Экспертиза ценности 67 Экспертиза ценности документов 67

Редактор Т. В. Смыка Технический редактор Э. В. Митяй Корректор Г. Я. Чуйко

Сдано в ваб. 08.06.87 Поди, в печ. 25.08.87 1,0 усл. п. л. 1,0 усл. кр.-отт. 0,97 уч.-изд. л.

Тираж 16 000 Цена 5 коп.

Ордена «Знак Почета» Издательство стандартов. 123840, Москва. ГСП. Новопресненский пер., д. 3.

Вильнюсская типография Издательства стандартов, ул. Миндауго, 12/14. Зак. 2841.


Единица

Накмеиомкме

Обозначение

международное

русское


ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ

Длина

метр

m

Масса

килограмм

kg

Время

секунда

s

Сила электрического тока

ампер

А

Термодинамическая температура

кельвин

К

Количество вещества

моль

mol

Сила света

кандела

cd


до

ПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ


Плоский угол Телесный угол




sr



ПРОИЗВОДНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ, ИМЕЮЩИЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ

Величина

Единица

Выражение через осмоаные и до-полнигеланые единицы СИ

Наименова-нме

Обозначение

международное

русское

Частота

герц

Hz

Гц

С-‘

Сила

ньютон

N

н

М-КГ-С”2

Давление

паскаль

Ра

Па

М’ • КГ С“2

Энергия

джоуль

J

Дж

м’-КГС»8

Мощность

ватт

W

Вт

M2— кг с^3

Количество электричества

кулон

с

Кл

с ■ А

Электрическое напряжение

вольт

V

В

м2кгс“3*А~*

Электрическая емкость

фарад

F

Ф

м-Snr-1, с4 А’

Электрическое сопротивление

ом

U

Ом

м2-кг-с“° • А*2

Электрическая проводимость

сименс

S

См

м-Чкг-‘ с3 А2

Поток магнитной индукции

вебер

Wb

Вб

м2 — кг- с^ А’1

Магнитная индукция

тесла

т

Тл

кг с-2 — А“*

Индуктивность

генри

н

Гн

м2-кг-с“2 • А-2

Световой поток

люмен

лм

кд ср

Освещенность

люкс

лк

м~2 • кд • ср

Активность радионуклида

беккерель

Bq

Бк

С-1

Поглощенная доза ионизирую*

грэй

Gy

Гр

м’ — с-2

щего излучения Эквивалентная доза излучения

зивеот

Sv

Зв

м2* с-2

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ 16487-83

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ Москва

УДК 001.4 : 65.011.56: 006.354    Группа    ТОО

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.

Terms and definitions

гост

16487-83

Взамен ГОСТ 16487—7Q

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 октября 1983 г. № 5231 срок введения установлен

с 01.01.85

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов—синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

Издание официальное ★

Перепечатка воспрещена

Переиздание. Февраль 1987 г.

© Издательство стандартов, 1987

с ю гост 16487—гг

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ

Автограф

Автор

Автор документа

Автор официального документа

Архив

Архив    46,    60,    62,

Архив ведомственный Архив государственны»

Архив личный

Архивное дело

Архивохранилище

А рхивохранилище

Бланк документа

Бланк официального документа

Выписка

Выписка архивная

Выписка из официального документа ГАФ СССР

Дело

Делопроизводство

Документ

Документ архива учетный Документ архивный Документ аудиовизуальный Документ беловой Документ графический Документ изобразительный Документ личного происхождения Документ личный Документ личный Документ машинописный Документ особо ценный Документ официальный Документ письменный Документ подлинный Документ рукописный Документ текстовой Документ унифицированный Документ управленческий Документ учетный Документ ценный Документ черновой Документирование Документооборот Дубликат

Дубликат документа

ЕГСД

Единица учета

Единица учета архивных документов

Единица хранения

Единица хранения архивных документов Использование документов Использование архивных документов Источники комплектования Источники комплектования архивов

Термин

Определение

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

1. Делопроизводство

2. Архивное дело

3. Документ

4.    Документирование

5.    Документная информация

Ндп. Документальная информация

6.    Автор документа

Автор

Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов

Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Создание документов

Организация или лицо, создавшие документ.

Примечание. Слово «организация» (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов «учреждение, предприятие, организация»

7.    Текст документа

Текст

8.    Текстовой документ

9.    Письменный документ

10.    Рукописный документ

11.    Машинописный документ Ндп. Рукопись

12.    Автограф

13.    Черновой документ

14. Беловой документ

15. Изобразительный документ

Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи

Документ, содержащий речевую информацию

Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Письменный документ, прн создании которого знаки письма наносятся от руки

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины

Текст, написанный собственноручно

Рукописный или машинописый документ, отражающий работу автора над текстом документа

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов

16.    Графический документ

17.    Фотодокумент

18.    Аудиовизуальный документ

19.    Кинодокумент

20.    Фонодокумент

21.    Подлинный документ

22. Копия документа

Копия

Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени Изобразительный документ, созданный фотографическим способом Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинем атогр афическим способом

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характериззлющие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого, делопроизводственного, художественного оформления

23.    Микрофильм

24.    Личный документ

25. Документ личного происхождения

Ндп. Личный документ

По ГОСТ 13.0.002-84 Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Официальный документ

26. Официальный документ

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

пР имечанне. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выпол-

нением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей

27.    Управленческий документ

28.    Автор официального документа

29.    Реквизит документа

Реквизит

30.    Оформление официального документа

31.    Бланк официального документа

Бланк документа

32.    Подлинник официального документа

Подлинник

33.    Дубликат документа

Дубликат

34.    Выписка из официального документа

Выписка

35.    Унифицированный документ

36.    Формуляр-образец документа

Формуляр-образец

Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ

Элемент официального документа

Проставление необходимых реквизитов

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Первый или единственный экземпляр официального документа

Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника

Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

По ГОСТ 6.10.2-83

По ГОСТ 6.10.2-83

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

37.    Документооборот

38.    Объем документооборота

39.    Регистрация документов

40.    Дело

41.    Номенклатура дел

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них

Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

ГОСТ 16487-83 С. 5

Термин

Определение

42. Формирование дела

Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела

43. Оформление дела

Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению

44. Единая государственная система делопроизводства ЕГСД

Система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР

45. Архив

Ндп. Архивохранилище

46.    Архивохранилище

Ндп. Архив

47.    Государственный архив

48. Ведомственный архив

49.    Архивный документ

Ндп. Документальные материалы

Архивные материалы

50.    Ценный документ

51. Особо ценный документ

52.    Государственный архивный фонд СССР

ГАФ СССР

53.    Государственная архивная служба

ГАС

Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов

Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации

Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социальнокультурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение

Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате

Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства

Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов

54. Государственное хранение документов

Государственное хранение

Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право

55. Ведомственное хранение документов

Ведомственное хранение

Хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков

56. Профиль архива

Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащим хранению в нем.

57. Сеть государственных архивов

Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе

Система государственных архивов, созданная в соответствии с нх профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением

58.    Комплектование архива

Комплектование

59.    Источники комплектования архивов

Источники комплектования

60.    Документальный фонд Ндп. Архив

Личный архив Документальный фонд

61.    Фондообразователь

Ндп. Фондодержатель

62.    Архивный фонд Фонд

Ндп. Архив

63. Объединенный    архивный

фонд

Ндп. Архив

Групповой архивный фонд Комплексный    архивный

фонд

Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю

Организация или лица передающие документы в государственные или ведомственных архивы

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица

Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд

Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой

Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразова-телей

Термин

Определение

64. Архивный фонд личного происхождения

Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семья или рода

65. Архивная коллекция

Коллекция

Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фон-дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

66. Фондирование документов

Фондирование

Классифицирование документов по архивным фондам

67. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности

Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

68.    Обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности

69.    Обеспечение физической сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

70.    Учет архивных документов

Учет документов

71.    Учетный документ архива

Учетный документ

72. Государственный учет документов ГАФ СССР

73. Централизованный государственный учет документов ГАФ СССР

Централизованный, учет

74. Карточка архивного фонда

Карточка фонда

Ндп. Фондовая карточка

Обеспечение физической сохранности документов и их учет

Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования

Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета

Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации

Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы по единым формам учетных документов

Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР

Учетный документ, предназначенный для государственного и централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР

я»

75.    Список фондов архива

Список фондов

76.    Лист архивного фонда

Лист фонда

77.    Единица хранения архивных документов

Единица хранения

Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов

Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда

Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение

78.    Единица учета архивных до-дументов

Единица учета

79.    Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия

80.    Страховая копия документа

Страховая копия

81.    Страховой фонд копий документов

Страховой фонд

82.    Фонд пользования архивными документами

Фонд пользования

Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения

Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции

Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения

Совокупность страховых копий документов

Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ

83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

С НС А ГАФ СССР

84. Архивный справочник

85. Архивная опись

Опись

Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых метрологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации

Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации

86. Путеводитель по фондам архива (архивов)

Путеводитель по фондам

Архивный справочник, содержащий си* стематнзнровашый перечень характерно* тик архивных фондов или комплекса архивных документов либо краткие сведения О RHX

87. Архивный каталог

Каталог

Ндп. Картотека

88.    Каталогизация архивных документов

Каталогизация

89.    Обзор архивных документов

Обзор документов

90.    Пользование архивными документами

Пользование документами

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической или алфавитной структурой построения

Создание н обеспечение функционирования архивных каталогов

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

Прочтеяне либо просмотр и/или прослушивание архивных документов, регламентированные правилами

91.    Использование архивных документов

Использование документов

92.    Архивная справка

93. Архивная копия

94. Архивная выписка

Применеяне ни формации архивных документов в интересах государства, общества н законных интересах граждан

Официальный документ архива, содержащий сведения нз архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов

Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов

Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа

Делопроизводство и архивное дело Термины и определения ГОСТ 16487-83

Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 г. N 5231
срок введения установлен с 1 января 1985 г.

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов-синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

——————————-T—————————————-¬

¦    Термин                    ¦          Определение                   ¦

+——————————+—————————————-+

¦                             Общие понятия                             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦1. Делопроизводство           ¦Деятельность, охватывающая докумен-     ¦

¦                              ¦тирование и организацию работы с доку-  ¦

¦                              ¦ментами                                 ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦2. Архивное дело              ¦Отрасль  деятельности, охватывающая     ¦

¦                              ¦вопросы организации хранения и исполь-  ¦

¦                              ¦зования архивных документов             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦3. Документ                   ¦Материальный объект с информацией,      ¦

¦                              ¦закрепленной созданным человеком спосо- ¦

¦                              ¦бом для ее передачи во времени и про-   ¦

¦                              ¦странстве                               ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦4. Документирование           ¦Создание документов                     ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦5. Документная информация     ¦               —                        ¦

¦Ндп. Документальная информа-  ¦                                        ¦

¦ция                           ¦                                        ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦6. Автор документа            ¦Организация или лицо, создавшие до-     ¦

¦Автор                         ¦кумент                                  ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦                              ¦   Примечание. Слово «организация»      ¦

¦                              ¦(в предметном значении) здесь и далее   ¦

¦                              ¦употребляется вместо слов «учреждение,  ¦

¦                              ¦предприятие, организация»               ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦7. Текст документа            ¦Речевая информация, зафиксированная     ¦

¦Текст                         ¦любым типом письма или любой системой   ¦

¦                              ¦звукозаписи                             ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦8. Текстовой документ         ¦Документ, содержащий речевую инфор-     ¦

¦                              ¦мацию                                   ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦9. Письменный документ        ¦Текстовой документ, информация кото-    ¦

¦                              ¦рого зафиксирована любым типом письма   ¦

¦                              ¦                                        ¦

¦10. Рукописный документ       ¦Письменный документ, при создании ко-   ¦

¦                              ¦торого знаки письма наносятся от руки   ¦

¦                              ¦                                        ¦

Межгосударственный стандарт ГОСТ 16504-81 «Система государственных испытаний продукции. Испытания и контроль качества продукции. Основные термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 8 декабря 1981 г. n 5297) (с изменениями от 10 октября 2003 г.)  »
ГОСТы и правила »

ГОСТ 16487-83 — Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

×Помните!
Вся полученная прибыль с сайта идет на развитие проекта, оплату услуг хостинг-провайдера, еженедельные обновления базы данных СНИПов, улучшение предоставлямых сервисов и услуг портала.
Скачайте «ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и внесите свой малый вклад в развитие сайта!

Наименование документа:ГОСТ 16487-83
Тип документа:ГОСТ(Государственный стандарт)
Статус документа:Не действует
Название:Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Название англ.:Records management and organization of archives forms and definitions
Область применения:Стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.
Краткое содержание:

Общие понятия

Делопроизводство

Официальный документ

Организация работы с документами

Архивное дело

Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР

Обеспечение сохранности документов

Научно-информационная деятельность архивов

Алфавитный указатель терминов

Комментарий:Переиздание. Февраль 1987 г. Утратил силу в РФ
Дата добавления в базу:01.09.2013
Дата актуализации:01.12.2013
Дата введение:01.01.1985
Дата окончания срока действия:01.01.1999
Доступно сейчас для просмотра:100% текста. Полная версия документа.
Организации:

ГОСТ 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (взамен ГОСТ 16487-83)

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Федеральной архивной службой России.

2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. №28.

3. Введен впервые

ИПК Издательство стандартов, 1998

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой «Ндп».

Термины-синонимы без пометы «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть терминов может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, а синонимы – курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные термины

2.1. Общие понятия.

1 делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать

4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени

8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 текстовый документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 письменный документ: Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят о руки

16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального

28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

32 документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35 унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

36 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

43 формуляр-образец документа: Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47 зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

51 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53 гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

54 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

55 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

58 текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2 Организация работы с документами

59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

60 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

66 регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

69 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

70 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

72 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела

73 оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76 индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3. Архивное дело

2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее приме и хранение архивных документов с целью использования

78 архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79 профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой

82 Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности

85 объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87 архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

91 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

92 фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93 ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

94 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95 экспертиза ценности документа: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

96 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянно хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2. Обеспечение сохранности документов

99 обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101 режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

102 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных и близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

103 старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

104 страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

105 страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

106 фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

107 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110 депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

111 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112 документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113 документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114 ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

115 учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

116 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

117 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

118 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве

119 учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

121 список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике

123 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

124 проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов

125 научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов

126 использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

127 публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами

128 система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

129 историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

130 архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах

131 межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов

132 архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

133 путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

134 обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

135 архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

136 указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержаться сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

137 доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

138 архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов

139 архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных

140 архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке

Алфавитный указатель терминов на русском языке

автор документа 21

архив 77

архив 78

архивохранилище 78

архивохранилище 77

бланк документа 44

вид документа письменного 36

видеограмма документа 18

виза документа официального 56

выделение документов к уничтожению 98

выписка архивная 140

гриф ограничения доступа к документу 51

гриф согласования 52

гриф утверждения 53

дата документа запретная 94

дата документа официального 54

дело 71

дело архивное 2

делопроизводство 1

деятельность архива научно-информационная 125

документ 3

документ архивный 80

документ аудиовизуальный 8

документ беловой 19

документ внутренний 64

документ временного хранения 113

документ входящий 62

документ графический 7

документ дублетный 31

документ изобразительный 6

документ иконографический 11

документирование 32

документ исходящий 63

документ личного происхождения 22

документ личный 22

документ машинописный 16

документ на машинном носителе 17

документооборот 60

документ организационно-распорядительный 38

документ отправляемый 63

документ официальный 23

документ письменный 14

документ подлинный 26

документ постоянного хранения 112

документ поступивший 62

документ рукописный 16

документ служебный 24

документ текстовой 13

документ черновой 20

документы архива учетные 119

доступ к архивным документам 137

дубликат документа 28

единица учета архивных документов 118

единица хранения архивных документов 117

заголовок дела 74

заголовок документа официального 55

зона формы документа унифицированной 47

индекс дела 76

индекс документа регистрационный 66

информация документированная 3

использование архивных документов 126

источник комплектования 89

карточка (архивного) фонда 120

карточка фондовая 120

каталог архивный 135

кинодокумент 9

коллекция архивная 87

комплектование архива 88

контроль исполнения документов 67

копия архивная 139

копия архивного документа страховая 104

копия документа 29

копия документа заверенная 30

лист (архивного) фонда 122

наименование документа 37

номенклатура дел 75

номер дела 76

номер дела регистрационный 66

носитель информации документированной 5

обеспечение сохранности документов 99

обеспечение управления документационное 1

обеспечение физико-химической сохранности документов 100

обзор архивных документов 134

объем документооборота 61

опись архивная 132

опись документов дела внутренняя 123

организация работы с документами 59

оформление дела 73

оформление документа 49

перечень документов со сроками хранения 96

подлинник документа официального 27

подпись 50

поле унифицированной формы документа служебное 46

правила документирования 33

прием документов на постоянное хранение выборочный 97

признаки документа внешние 4

проверка наличия дел 124

профиль архива 79

публикация архивных документов 127

путеводитель по (архивным) фондам архива 133

регистрация документа 65

режим хранения архивных документов 101

резолюция документа 57

реквизит документа 39

реставрация архивного документа 102

сила документа юридическая 25

система документации 34

система унифицированная 35

система научно-справочного аппарата к документам архива 128

список (архивных) фондов 121

справка архивная 138

справка к архивному фонду историческая 129

справочник архивный 130

справочник межархивный 131

срок исполнения документа 68

срок исполнения документа индивидуальный 70

срок исполнения документа типовой 69

срок секретного хранения архивных документов ограничительный 114

старение архивного документа 103

табель унифицированных форм документов 48

текст документа официального 58

указатель (архивный) 136

УСД 35

УФД 45

учет архивных документов 115

учет централизованный государственный документов Архивного фонда Российской Федерации 116

фонд архивный 81

фонд архивный групповой 85

фонд архивный комплексный 85

фонд архивный личного происхождения 86

фонд архивный объединенный 85

фонд Архивный Российской Федерации 82

фондирование документов 92

фонд документальный 90

фонд документов страховой 105

фонд пользования 106

фондообразователь 91

фонодокумент 12

форма документа унифицированная 45

формирование дела 72

формуляр документа 42

формуляр-образец документа 43

фотодокумент 10

хранение архивных документов 107

хранение архивных документов ведомственное 107

хранение архивных документов государственное 108

хранение документов депозитарное 110

хранение документов постоянное 111

ценность документа архивного 93

часть Архивного фонда Российской Федерации государственная 83

часть Архивного фонда Российской Федерации негосударственная 84

часть реквизита документа переменная 41

часть реквизита документа постоянная 40

экспертиза ценности документов 95

 

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о